Bonjour je suis votre formateur sur Microsoft Office Excel 2003.
Nous allons apprendre dans cette vidéo formation la fonctionnalité triée qui permet de trier des données en fonction de critères que vous choisissez librement.
Nous avons un petit document qui s’appelle Simulation budget appartement avec un certain nombre d’intitulés de dépenses qui vont de dépenses alimentaires aux dépenses du loyer du logement aux dépenses de transport.
Vous voyez c’est un tableau très simple avec deux colonnes et avec comme entête de colonne l’intitulé et le montant et des données ici en euros.
Notre objectif dans cette vidéo formation c’est de trier ces données.
On va les trier de deux façons tout simplement puisque sur ce tableau il n’y a que deux façons intéressantes globalement de trier. C’est soit par ordre alphabétique soit par ordre de montant.
Pourquoi il n’y a que ces deux façons là ? Tout simplement parce que le nombre de données que l’on a est assez restreint, soit vous voulez trier par ordre alphabétique car ce qui vous intéresse c’est de retrouver vite l’information concernant les dépenses de restaurant. Les dépenses de restaurant c’est à la fin de l’alphabet par rapport à assurance voiture par exemple.
Si vous cherchez cette information là vous n’êtes pas obligé de parcourir toutes les données vous savez qu’à priori les dépenses de restaurant vont plutôt être vers le bas du tableau.
Les dépenses par montant ce tri là il est bien évidemment important puisque si vous voulez faire des économies c’est plutôt là ou il y a les dépenses les plus importantes que vous pourrez faire des économies importantes.
Comment trier des données ? La première chose à faire c’est de sélectionner les données que vous voulez trier.
Je sélectionne la totalité de mes colonnes et de mes lignes de mon tableau. Cela c’est la zone de travail que je vais utiliser pour réaliser ce tri puis je vais aller dans le menu déroulant Données et je vais cliquer sur Trier, apparait une boite de dialogue qui s’appelle trier qui nous propose de faire des tris successifs que l’on peut faire l’un après l’autre. Tout de suite vous voyez que le logiciel Microsoft Office Excel 2003 propose de trier par intitulé.
Pourquoi par intitulé ? Non pas parce que c’est la façon la plus efficace de trier lui il n’en a pas la moindre idée. Le logiciel ne fait que exploiter les données que vous rentrer dedans mais parce que c’est la première colonne.
Sur ce petit menu ici je peux choisir intitulé ou montant et trier de façon croissante ou décroissant.
Je vais trier par intitulé et je vais trier de façon croissante. C'est-à-dire que je vais démarrer à la lettre A pour arriver à la lettre Z. Je valide et vous voyez que mon tableau a été entièrement trier de façon croissante de l’intitulé et non pas les montants.
Chose très importante vous constatez qu’ici vous avez bien assurance à 65 euros et loyer à 845 euros si j’annule les montants d’assurance à 65 et de loyer à 845 euros sont toujours les mêmes.
Pourquoi ceux sont toujours les mêmes ? Parce que j’ai pris soin de sélectionner l’ensemble des données que je souhaite trier. Attention à cela si vous n’aviez sélectionné que les données intitulées ici vous auriez triée uniquement cette colonne. Vous allez voir, Trier on va le faire ensemble.
Par sécurité Microsoft Office Excel 2003 nous dit attention il y a des données juste à côté vous êtes peut être entrain de mélanger les choses. On va lui dire continuer et là on va trier et on va trier par intitulé et vous allez voir que là l’assurance voiture n’est plus à 65 euros mais à 178 euros.
Donc là vous avez fait une grave erreur c'est-à-dire vous avez mélangé vos données en triant l’intitulé de dépenses et non pas le montant qui était associé à cet intitulé. C’est pour cela que Microsoft Office Excel 2003 vous informe avec un message qu’il y a des données à côté qui apriori concernent la même chose.
On va renouveler la manipulation de tri mais cette fois ci on va trier sur les montants et non pas l’intitulé.
On clique ici sur montant et on va trier de façon décroissante. C'est-à-dire avec les dépenses les plus importantes en haut de mon tableau et les moins importantes en bas. Avec ce tri vous allez voir que le loyer va remonter en 1er position comme ceci.
Je viens de trier par ordre d’importance sur l’importance des montants les dépenses de mon foyer.
Je peux bien évidemment renouveler l’opération ici en allant dans trier et en le mettant de façon croissante et vous allez voir que la plus petite dépense est en premier. C’est vraiment quelque chose que vous pouvez manipuler simplement sans aucun souci.
Petite chose intéressante vous voyez ici que lorsque l’on sélectionne l’ensemble de la plage que l’on veut trier dans le menu déroulant menu Données Trier ici vous avez l’option ma plage de données à une ligne de titre. C’est important de donner une ligne de titre car s’il n’y en a pas vous allez voir on va faire comme si il n’y en avait pas.
Je vais cliquer sur non et au lieu de vous donner l’intitulé ici pour trier il vous donne les colonnes A colonne B. Pour un tableau qui est simple comme le notre cela n’a pas beaucoup d’incidence mais imaginez que votre tableau est des dizaines de colonnes ou des lignes très importantes cela devient difficile à quoi correspond par exemple la ligne ou la colonne.
Ce n’est pas évident de savoir à quoi elle correspond. L’intérêt c’est de toujours avoir ici une première ligne qui comprend les intitulés et de préciser à Microsoft Office Excel 2003 au moment du tri que vous voulez trier vos données avec la 1ere ligne qui correspond aux titres des données.
Vous avez pour terminer ici une petite case Option qui permet de trier les données avec des clés de tris par jour de la semaine par exemple ou vous pouvez respecter la casse.
La casse c’est avec des majuscules ou sans majuscules et surtout une orientation du haut vers le bas et de la gauche vers la droite quand vous faites des tris successifs.
Là nous sommes dans des fonctionnalités qui sont complexes qui ne sont pas forcément intéressantes pour le type de formation que nous proposons. Pour ces options j’arrêterai là. Je vais sur annuler pour récapituler tout simplement.
Pour trier des données, premièrement vous sélectionnez les données que vous souhaitez trier l’ensemble des données comprenant la 1ere ligne des données qui correspond à l’entête de vos colonnes ou l’entête de vos lignes puis vous allez dans le menu données trier.
Vous voyez que dans la barre d’outils vous avez ici la possibilité de trier directement des données avec des icones en ordre décroissants ou croissant comme ceci apparaît une boite de dialogue. Dans cette boite de dialogue vous décidez le critère sur lequel vous décidez votre tri de façon croissante ou non et puis vous validez.
Voila je vous remercie de votre attention et à très bientôt.