Bonjour je suis votre formateur sur Microsoft Office Excel 2003.
Nous allons apprendre dans cette vidéo formation comment utiliser le mode plan.
Le mode plan cela permet de synthétiser des informations de façon à visualiser uniquement des sous-totaux et non pas la totalité des données.
Pour illustrer cette vidéo formation nous allons utiliser ce fichier Simulation budget appartement qui regroupe trois sections de données, la partie alimentaire, la partie logement et la partie transport.
Vous voyez qu’à l’intérieur de ces trois sections vous avez des données qui sont différentes. Ce tableau est simple. Mais il va vous permettre de réduire le nombre d’informations visibles sur ce document de façon à vous préoccupez principalement de l’essentiel, donc les sous totaux correspondant à l’ensemble des sections.
J’ai pris soin dans ce fichier de réaliser au niveau de l’alimentaire, logement et transport le total de chaque section. Voyez 189 ici, c’est bien la somme des champs B5 ici à B7. Et ainsi de suite sur la totalité de mon tableau de janvier à décembre.
J’ai réalisé la même chose pour logement et transport. Il y a beaucoup de données entre guillemets il y en a relativement beaucoup, et j’ai un total complet. Le mode plan cela permet tout simplement de faire disparaître et de faire réapparaitre les données qui composent chaque section de mon tableau.
Comment faire pour insérer un mode plan ? Tout simplement je vais sélectionner chacune des composantes de ma section alimentaire. Ici je sélectionne les trois lignes.
Puis je vais aller dans le menu Données comme ceci. Puis je vais aller dans Grouper et gérer un plan. Je clique sur grouper.
Vous allez voire que ici apparaît juste à gauche de mes numéros de ligne deux petits indicateurs ici, avec cette petite partie noire avec un signe moins. Si j’appuie sur moins vous allez voir ce qui se passe : l’ensemble de mes lignes 5 à 7 ont disparu.
Si j’appuie sur plus elles réapparaissent. Cela me permet de visualiser que le total de ma section alimentaire.
Pour réaliser la même chose pour logement, je refais exactement la même manipulation, je sélectionne les lignes concernées. Je vais dans le menu déroulant Données puis Grouper et créer un plan. Là je clique sur Grouper.
Apparaît de nouveau la possibilité de réduire ces deux lignes. Je les fais réduire comme ceci et je réalise la même chose pour la section transport, menu déroulant Données Grouper et créer un plan Grouper, comme ceci.
Vous voyez que le budget appartement que vous avez ici les 1180, correspond à la somme de B13, plus B9, plus B13 et B4. Vous avez donc bien le résultat.
Pour visualiser ces données, si votre tableau était très important avec beaucoup de données à l’écran pour vous concentrez vraiment sur les données qui vous importent et non pas la façon avec laquelle cela a été comptabilisée. Vous pouvez vous préoccupez seulement du plan.
D’où la notion de plan en fait. D’ailleurs dans mon plan budgétaire de mon appartement, j’ai trois sections, alimentaire, logement, et transport. On peut considérer que parfois mais pas tout le temps, ma façon d’analyser mon budget est de me préoccuper des trois postes prioritaires et non pas du contenu de chaque poste.
Maintenant si je veux voir le contenu du poste alimentaire, je clique ici sur plus et apparaît la totalité des dépenses réalisées en épicerie, grande surface, restaurant.
Je peux fermer comme ceci. Je peux ouvrir une autre partie. Je peux ouvrir deux parties en même temps, je peux ouvrir 3 parties en même temps. Vous voyez c’est quelque chose de très facile à utiliser.
C’est en utilisant ici ces petits signaux plus et moins sur le côté de votre feuille de calcul que vous pouvez aller dans le menu Données Groupé et Créer un plan, réaliser ces mêmes manipulations en faisant Effacer le plan si vous le souhaitez.
Si vous réalisez cela mon plan disparaît totalement. Je vais le refaire. Je sélectionne mes trois lignes concernées. Je vais dans Données Grouper et Créer un plan. Je peux de nouveau le grouper.
En faisant Effacer le plan j’ai effacé les trois plans que j’avais créés pour alimentaire, logement transport. Je vais revenir en arrière ici dans le menu Edition.
Malheureusement je ne peux pas une fois que le plan a été effacé. Je viens de le découvrir mais si vous souhaitez uniquement supprimer un plan par rapport à d’autres et non pas la totalité, il faut que vous alliez dans le menu Outils Données Grouper et Créer un plan.
Et au lieu de cliquer sur Effacer un plan tout simplement vous auriez cliqué sur Dissocier. Vous voyez vous avez ces icônes avec la flèche qui va vers la gauche ou qui va vers la droite et qui vous permet de supprimer une partie du plan que vous réaliser.
Cet outil est très intéressant, certes pour des utilisateurs avancés qui souhaitent pouvoir visualiser leurs données dans les meilleures conditions.
Voila je vous remercie de votre attention et à très bientôt pour une autre vidéo formation.