Bonjour je suis votre formateur sur Microsoft Office Excel 2003.
Nous allons apprendre dans cette vidéo formation comment créer un graphique à partir de données simples.
Vous avez sous les yeux un tableau qui s’appelle Simulation budget appartement où vous avez un certain nombre de nombre d’information répartie du mois de janvier au mois de décembre d’une année.
Nous allons nous concentrer sur les frais de restaurations, les courses et tout simplement et la gestion du quotidien au niveau alimentaire. J’ai trois lignes : épicerie, grande surface et restaurant. Et pour chaque mois de l’année des informations correspondant aux montants payés.
L’objectif est de réaliser un graphique à partir de ces informations. La première chose à faire pour réaliser un graphique est de sélectionner l’ensemble des données que vous souhaitez voir figurez sur ce graphique.
Alors un graphique simple c’est tout simplement un axe des abscisses et un axe des ordonnées. Nous allons sur ce tableau généré un graphique avec sur l’axe des ordonnées : épiceries, grande surface et restaurant. Et sur l’axe des abscisses c’est à dire au niveau horizontal : les mois de janvier à décembre.
La zone de texte d’information à saisir correspond tout simplement à l’ensemble des lignes et des colonnes correspondant aux données que l’on cherche à saisir. Ce qui nous intéresse, ceux sont les périodes, chaque mois, les intitulés de dépenses et les dépenses pour chaque intitulé de dépenses.
Une fois que j’ai sélectionné l’ensemble de ces informations, tout simplement ma zone de données, J’ai plusieurs solutions pour réaliser un graphique. Soit allé dans le menu dans Insertion puis cliquez sur graphique. Ou alors cliquer sur l’icone de votre barre d’Outils Assistant graphique.
Nous allons utiliser le menu déroulant puisque peut être sur votre version de Microsoft Office Excel 2003 vous n’avez pas ou vous ne voyez pas cette icône peut être qu’il est masqué. Nous allons dans Insertion puis Graphique et là apparaît une boite dialogue.
Vous voyez il y a quatre étapes. La première étape est de sélectionner le type de graphique que l’on veut réaliser. Vous avez des histogrammes, des barres, des courbes etcetera.
D’autres possibilités, des secteurs pour faire des camemberts ou des répartitions de dépenses. Dans le cas présent nous ce que nous souhaitons, c’est soit utilisé les barres ou les courbes ou l’histogramme. Puisque ca correspond au type de graphique que l’on veut réaliser qui a comme vocation de comparer mois par mois le montant des dépenses réalisées dans ces trois sections ; épiceries, grande surface, restaurant.
Je choisi courbe c’est une première étape. J’ai différentes possibilités de sélection : en 3 dimensions, avec un petit point à chaque information mensuelle.
On va rester sur cette présélection. Vous voyez si j’appuie ici sur Maintenir appuyer pour visionner le graphique que je vais probablement obtenir. Vous l’avez sous les yeux en tout petit peut être que vous ne le voyez pas très bien.
Je vais cliquer sur suivant. Là la zone de mes données est légèrement clignotante. Cela nous permet de toujours contrôler le type de données que l’on utilise.
Et là vous avez un petit aperçu du graphique que l’on va obtenir. Avec ici en bas sur l’axe des abscisses : les mois de janvier à décembre. Et à la vertical : les montants en euros dépensés.
Sur le côté droit la légende. La plage de données, vous voyez c’est bien la feuille 1 qui est précisée ici. Et la plage A2 c'est-à-dire A2 là où est ma souris en haut à gauche de vos cellules jusqu’à M5 c'est-à-dire le mois de décembre pour l’item restaurant.
Je clique sur suivant puisque cette configuration me convient. Je peux ajouter un titre. Je rajoute des données : dépenses alimentaire comme ceci. L’axe des abscisses il s’agit des mois.
Vous voyez, et à chaque fois sur la droite de cette boite de dialogue les informations apparaissent. L’axe des ordonnées : montant en euros par exemple.
Je clique sur suivant. Je suis à l’étape trois, donc je vais atteindre l’étape quatre.
Là j’ai deux possibilités. Soit insérer mon graphique à l’intérieur de ma cellule ou de ma feuille de calcul ou alors de créer une nouvelle feuille, qui sera en l’occurrence appeler graph1 par défaut. Mais on va la modifier.
C’est la sélection que je vais prendre, une nouvelle feuille. Cette nouvelle feuille je vais la nommer Graphique.
Et vous allez voir la feuille numéro 2 va se transformer en graphique. Je clique sur Terminer.
J’obtiens un graphique qui est intéressant puisqu’il est assez lumineux, dynamique etcetera. Vous avez la courbe ici en rose qui représente les grandes surfaces. Vous avez ici cette droite. Puis différents points noirs comme ceux-ci qui correspondent à l’épicerie et la même chose en jaune pour le restaurant.
Pourquoi n’y a-t-il pas de courbe pour ces items épiceries et restaurant ? Tout simplement puisque dans notre tableau, on va y retourner dans feuille 1 en bas à gauche de votre feuille de calcul. Vous voyez que épicerie et restaurant vous n’avez pas des dépenses régulières et mensuelles.
Donc mécaniquement vous ne pouvez pas obtenir de tendances. Par contre cela permet de visualiser sur ce graphique que le montant le plus important de vos dépenses alimentaires correspond aux grandes surfaces. Vous voyez par exemple, que le mois de mai ici a été beaucoup plus important.
Alors en arrêtant votre souris à la pointe, vous avez ces petits carrés de votre graphique, apparaît une petite vignette qui vous rappelle que l’information vient de la partie grande surface de votre tableau de données et qu’il s’agit du mois de mai et que la valeur est de 342 euros.
Pour agrandir votre graphique il est intéressant de pouvoir positionner la légende plutôt en bas de votre graphique pour gagner de la place. Ici où il n’y a que du blanc.
Pour cela vous faites un clique droit avec votre souris, Format de légende. Là vous voyez, tout simplement, trois onglets. Notamment avec motif qui vous permet de réaliser de la mise en forme en termes de couleur d’encadrement. Vous pouvez ombrer également votre légende.
Vous allez voir j’ai sélectionné et la légende tout à l’heure sera ombrée. Vous pouvez modifier la police et l’emplacement.
Là je vais mettre l’emplacement d’un objet en bas. Je valide et vous voyez que mon graphique est beaucoup plus harmonieux et que la légende est effectivement en bas. Cela a permis de gagner beaucoup de place sur la droite de mon graphique.
Si je veux retourner aux données ici qui sont sur la feuille : j’y retourne sans problème. Vous avez tous les onglets ici des feuilles qui sont potentiellement remplies dans votre document.
On va retourner sur le graphique. Vous constatez ici que la valeur la plus importante c’est le mois de mai.
On va aller changer cette valeur et vous allez voir que dynamiquement, c'est-à-dire instantanément Microsoft Office Excel 2003 prend en compte vos modifications.
Là j’ai retrouvé les 342 euros. Je vais les modifier en 210 et vous allez voir je vais retourner dans le graphique. Vous voyez que le mois de mai n’est plus le mois le plus important.
Microsoft Office Excel 2003 a par ailleurs automatiquement adapté la plage de données maximales sur le côté des ordonnées ici donc nous sommes à 250. La forme des courbes change, tout simplement pour être plus en relation avec le type de données que vous avez saisis.
Vous voyez l’insertion d’un tableau c’est vraiment quelque chose de très simple.
On va le refaire ensemble. Je sélectionne ma plage de données comme ceci, et cette fois ci je vais utiliser l’icône qui est présent dans ma barre d’Outils.
Je clique ici. J’arrive au même endroit et je sélectionne courbe. Je fais suivant, suivant. On ne va pas mettre d’informations spécifiques cette fois ci. Je vais juste faire suivant et au lieu de cliquer sur une nouvelle feuille que j’ai nommé Graphique tout à l’heure. Je vais rester sur en tant qu’objet dans feuille 1. Je fais terminer.
Vous voyez mon graphique apparaît automatiquement sur ma feuille de calcul. Je peux en cliquant dessus la déplacer, cette petite partie qui correspond au graphique.
Vous voyez en cliquant dessus on voit bien que je suis sélectionnée puisque aux angles et au milieu de chacun des côtés du graphique je peux manipuler les données.
Je peux faire la même chose que j’ai fait tout à l’heure : un clique droit pour le format de légende et je le mets en bas. Vous allez voir que mon graphique s’adapte automatiquement.
Quel est l’intérêt d’insérer un graphique à l’intérieur d’une feuille de donnée ? Tout simplement lorsque vous voulez imprimer votre feuille de données, vous avez le graphique en même temps. Ce qui est bien évidemment pas possible si vous cliquez sur l’onglet Graphique, en imprimant vous n’aurez que votre graphique et pas les données.
Je ferme ce dossier j’espère que cela vous a beaucoup intéressé.